KairosContabilidad S.A.S.

Política de Tratamiento de Datos Personales

Kairos Contabilidad S.A.S.

Última actualización: [fecha de publicación]

1. Introducción y responsable del tratamiento

Kairos Contabilidad S.A.S. (en adelante, «Kairos», «nosotros» o «la Empresa»), identificada con NIT [completar NIT], con domicilio en [completar ciudad, dirección], es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos suministra a través de nuestro sitio web kairoscontabilidadsas.com (en adelante, «el Portal») y de los canales de contacto asociados (WhatsApp, correo electrónico, formularios).

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales en Colombia, y aplica a toda persona natural o jurídica que interactúe con el Portal, ya sea como visitante, cliente, o usuario registrado.

Al usar el Portal, registrarse como usuario, diligenciar el formulario de contacto, o suministrarnos información por cualquier canal, usted acepta los términos aquí descritos.

2. ¿Qué datos personales recolectamos?

Dependiendo de cómo interactúe con nosotros, podemos recolectar:

2.1. Datos de identificación y contacto

2.2. Datos suministrados a través del formulario de contacto

2.3. Datos de usuarios registrados en el Portal (clientes, residentes, contadoras, administradores)

2.4. Documentos tributarios y contables

2.5. Datos técnicos

No recolectamos datos sensibles (como datos de salud, origen racial, orientación política o religiosa) salvo que usted mismo los incluya voluntariamente dentro de un documento o mensaje que nos remita, en cuyo caso serán tratados con la misma confidencialidad que el resto de su información.

3. Finalidad del tratamiento

Los datos que usted nos suministra son utilizados exclusivamente para:

  1. Prestar los servicios contables y tributarios ofrecidos por Kairos: declaración de renta, información exógena, certificación tributaria, administración contable de conjuntos residenciales, asesoría en compra y venta de inmuebles, y contabilidad y estados financieros.
  2. Gestionar su acceso al Portal, incluyendo la verificación de identidad mediante autenticación de dos factores (2FA) para los roles que lo requieren.
  3. Enviar notificaciones relacionadas con el servicio, como recordatorios de fechas límite de declaración de renta, avisos de documentos disponibles para descarga, o respuestas a sus solicitudes de contacto.
  4. Atender sus solicitudes enviadas a través del formulario de contacto, correo electrónico o WhatsApp.
  5. Garantizar la seguridad del Portal, mediante el registro de accesos y la detección de intentos de inicio de sesión no autorizados.
  6. Cumplir con obligaciones legales y contables frente a las autoridades competentes (por ejemplo, la DIAN), cuando la ley así lo exija.

No usamos sus datos con fines publicitarios de terceros, ni los vendemos, arrendamos o compartimos con fines comerciales ajenos a la prestación de nuestros servicios.

4. ¿Con quién compartimos su información?

Como regla general, su información no se comparte con terceros, salvo en los siguientes casos:

5. Medidas de seguridad

Kairos implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos personales, entre ellas:

Ninguna medida de seguridad es infalible; sin embargo, Kairos se compromete a actuar con la debida diligencia frente a cualquier incidente de seguridad, incluyendo la notificación oportuna a los titulares afectados y a la autoridad competente cuando la ley lo exija.

6. Tiempo de conservación de los datos

Sus datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, y posteriormente durante los plazos adicionales exigidos por la normativa contable, tributaria y comercial vigente en Colombia (que en general establece términos de conservación de documentos contables de varios años). Una vez cumplidos dichos plazos, la información será eliminada o anonimizada de forma segura.

7. Sus derechos como titular de los datos (Habeas Data)

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

¿Cómo ejercer estos derechos?

Puede enviar su solicitud a través de:

Su solicitud debe incluir: nombre completo, número de identificación, descripción clara de los hechos que motivan la solicitud, y los documentos que quiera hacer valer. Kairos dará respuesta dentro de los términos establecidos por la ley (consultas: máximo 10 días hábiles; reclamos: máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales si es necesario, con previo aviso).

8. Menores de edad

El Portal y los servicios de Kairos están dirigidos a personas mayores de edad, en su calidad de clientes, contribuyentes o representantes de personas jurídicas. No recolectamos intencionalmente datos de menores de edad. Si usted considera que hemos recolectado datos de un menor sin la debida autorización de sus padres o representantes legales, por favor contáctenos para proceder a su eliminación.

9. Cookies y tecnologías similares

El Portal puede utilizar cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento (por ejemplo, para mantener su sesión iniciada de forma segura). No utilizamos cookies de rastreo publicitario ni de análisis de terceros con fines comerciales.

10. Cambios a esta política

Kairos podrá modificar esta política en cualquier momento, para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, o a cambios en nuestras prácticas internas. Cualquier cambio sustancial será informado a través del Portal, indicando la fecha de la última actualización en la parte superior de este documento.

11. Contacto

Para cualquier duda relacionada con esta política o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de:

Este documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales de Kairos Contabilidad S.A.S. Se recomienda su revisión periódica y, antes de su publicación oficial, la validación por parte de un abogado especializado en protección de datos, quien podrá ajustar los espacios marcados como [completar] con la información legal exacta de la empresa.